Comment faire une (bonne) quittance de loyer ?

1. Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?

Une quittance de loyer est un reçu écrit remis par le bailleur au locataire, attestant que ce dernier a bien payé l'intégralité du loyer et des charges pour une période donnée. Elle se distingue du reçu de paiement partiel, qui n'est délivré que lorsque le locataire n'a payé qu'une partie de la somme due.

Contrairement à une idée reçue, le bailleur n'est pas obligé d'envoyer spontanément une quittance chaque mois. En revanche, il est tenu de la remettre gratuitementdès que le locataire en fait la demande. C'est une obligation légale.

2. Ce que dit la loi

La quittance engage la responsabilité du bailleur : en la signant, il reconnaît avoir reçu le paiement complet. Elle annule tout reçu partiel antérieur pour la même période.

Par ailleurs, la loi impose au locataire de conserver sa quittance pendant 3 ansà compter de la date d'échéance du terme (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Le bailleur a quant à lui intérêt à en garder une copie pour la même durée.

3. Les mentions obligatoires

Pour être valide, une quittance de loyer doit obligatoirement mentionner :

• 1
  Identité du bailleur — Nom, prénom et adresse
• 2
  Identité du locataire — Nom et prénom
• 3
  Adresse du logement — Adresse complète du bien loué
• 4
  Période concernée — Mois et année du paiement (ex. : du 1er au 31 mai 2026)
• 5
  Montant du loyer hors charges — Exprimé en euros
• 6
  Montant des charges — Provisions sur charges ou charges réelles
• 7
  Montant total payé — Loyer + charges
• 8
  Date du paiement — Date à laquelle le paiement a été effectué
• 9
  Signature du bailleur — Manuscrite ou numérique

4. Location meublée ou non meublée : y a-t-il une différence ?

La quittance est obligatoire dans les deux cas. La structure du document est identique. La seule différence notable concerne le régime fiscal du bailleur (LMNP vs revenus fonciers), mais cela n'impacte pas le contenu de la quittance elle-même.

5. Quittance papier ou numérique ?

La loi n'impose pas de format particulier. Une quittance peut être remise en main propre, par courrier ou par email. Le format PDFest aujourd'hui le standard : il est infalsifiable, facile à archiver et à transmettre.

La signature numérique est légalement valide depuis la directive européenne eIDAS et sa transposition en droit français. Un bailleur peut donc tout à fait signer ses quittances électroniquement.

6. Les erreurs fréquentes à éviter

• ✕Oublier de distinguer loyer et charges : le locataire doit pouvoir les vérifier séparément
• ✕Remettre une quittance avant réception effective du paiement
• ✕Ne pas conserver une copie côté bailleur
• ✕Utiliser un modèle Word sans signature : peu sécurisé et facilement modifiable
• ✕Remettre une quittance partielle alors que le paiement est complet